Politique de confidentialité - CBDCa

Le Conseil du bâtiment durable du Canada (CBDCa) accorde une grande importance à la protection des renseignements personnels de ses membres, de ses clients et de ses employés. Il s’engage à se conformer à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) pour ce qui a trait à la collecte, à l’utilisation et à la communication des renseignements personnels.

Un renseignement personnel est un renseignement concernant une personne identifiable, à l’exclusion du nom et du titre d’un employé d’une organisation et de l’adresse et du numéro de téléphone de son lieu de travail. Les renseignements personnels incluent l’adresse du domicile, la date de naissance, le numéro d’assurance sociale et les renseignements de nature médicale et financière d’une personne, de même que son adresse courriel. Le CBDCa ne recueille les renseignements personnels de ses membres et de ses clients qu’en ce qui a trait aux services et aux produits qu’il leur offre. Le CBDCa s’engage à protéger la confidentialité des renseignements personnels des personnes en s’assurant que ces renseignements sont exacts, et qu’ils sont tenus confidentiels et en lieu sûr.

Les 10 principes de la LPRPDE

Premier principe – Responsabilité
Deuxième principe – Détermination des fins de la collecte des renseignements
Troisième principe – Obtention du consentement pour la collecte, l’utilisation ou la communication de renseignements personnels
Quatrième principe – Limitation de la collecte de renseignements personnels
Cinquième principe – Limitation de l’utilisation, de la communication et de la conservation des renseignements personnels
Sixième principe – Exactitude des renseignements personnels
Septième principe – Mesures de sécurité
Huitième principe – Transparence concernant les politiques et les pratiques
Neuvième principe – Accès aux renseignements personnels
Dixième principe – Possibilité de porter plainte à l’égard du non-respect des principes


Premier principe - Responsabilité

Le Conseil du bâtiment durable du Canada est responsable de tous les renseignements qu’il recueille ou qu’il détient, y compris des renseignements qu’il confie à de tierces parties à des fins de traitement ou de tâches administratives.
Le CBDCa a désigné un agent de la protection des renseignements personnels qui est responsable de s’assurer qu’il respecte les exigences de la LPRPDE et qu’il se conforme à la présente politique.

1.1 L’agent de la protection des renseignements personnels et les cadres supérieurs du CBDCa sont responsables en dernier ressort de la conformité à la présente politique et à la loi sur la protection des renseignements personnels. Cette responsabilité a toutefois été déléguée à tous les employés du CBDCa dans l’accomplissement de leurs tâches quotidiennes
1.2 Les renseignements personnels transmis à de tierces parties à des fins de traitement seront protégés par des contrats ou des ententes visant à assurer que ces tierces parties protègent elles aussi les renseignements qui leur ont été transmis.
1.3 Le CBDCa a établi des pratiques et des procédures en vue d’assurer le respect de la présente politique et de la LPRPDE. Il a ainsi :
a) établi des procédures pour protéger les renseignements personnels;
b) établi des procédures pour recevoir des plaintes et des demandes de renseignements et y donner suite;
c) rédigé des documents explicatifs concernant sa politique et ses procédures;
d) établi des procédures relatives à la formation de son personnel et à la transmission à son personnel de l’information relative à ses politiques et à ses pratiques. | haut


Deuxième principe – Détermination des fins de la collecte des renseignements 

Le CBDCa déterminera les fins auxquelles les renseignements personnels sont recueillis avant la collecte ou au moment de celle-ci, à moins que ces fins ne soient évidentes.

2.1 Le CBDCa ne recueille des renseignements personnels qu’avec le consentement des personnes concernées, aux seules fins suivantes :
a) pour diffuser de l’information sur l’industrie; b) pour communiquer des renseignements à son sujet et pour promouvoir ses activités; c) pour produire son répertoire annuel des membres; d) pour réserver des chambres d’hôtel à l’occasion de sa conférence nationale et d’autres réunions; e) pour développer, améliorer, commercialiser ou offrir ses produits et services; f) pour gérer et assurer le développement du Conseil, notamment en matière de personnel et d’embauche; g) pour se confirmer aux exigences juridiques et réglementaires | haut


Troisième principe – Obtention du consentement pour la collecte, l’utilisation ou la communication de renseignements personnels

Le CBDCa ne recueille, n’utilise ou ne communique aucun renseignement personnel sur une personne sans que cette dernière n’en ait été informée et qu’elle y ait consenti, sauf dans certaines circonstances où la loi le permet.

3.1 Le CBDCa tente d’obtenir, dans la mesure du possible, au moment de la collecte des renseignements, le consentement exprès ou tacite de la personne concernée pour leur collecte et leur utilisation et communication subséquentes. Dans certaines circonstances, le consentement pour l’utilisation et la communication des renseignements est obtenu après leur collecte, mais avant leur utilisation, en particulier si le CBDCa désire utiliser ces renseignements à des fins non précisées antérieurement.
3.2 Le CBDCa s’assure d’obtenir un consentement éclairé pour la collecte, l’utilisation et la communication des renseignements personnels. Pour ce faire, le CBDCa énonce clairement les fins auxquelles les renseignements seront utilisés de façon que la personne concernée puisse raisonnablement comprendre de quelle manière les renseignements seront utilisés ou communiqués.
3.3 Le CBDCa exige le consentement des personnes à la collecte, à l’utilisation et à la communication de leurs renseignements personnels comme condition à la fourniture d’un bien ou d’un service, dans les seuls cas où la collecte, l’utilisation ou la communication de ces renseignements est nécessaire aux fins déterminées.
3.4 Le CBDCa détermine le type de consentement requis selon le type de renseignements recueillis, leur utilisation prévue et la nature délicate des renseignements.
3.5 Le consentement peut être exprès ou implicite, donné de vive voix, par écrit ou par voie électronique.
3.6 Une personne peut retirer son consentement en tout temps, sous réserve d’un préavis raisonnable au CBDCa et des restrictions prévues par une loi ou un contrat. | haut


Quatrième principe – Limitation de la collecte de renseignements personnels
 

Le CBDCa limitera la collecte des renseignements personnels aux renseignements nécessaires aux fins déterminées par le CBDCa. Ces renseignements seront recueillis en tout temps de façon honnête et licite.

4.1 Le CBDCa recueille principalement les renseignements personnels de ses membres, de ses clients et de ses employés, mais il peut également recueillir des renseignements personnels auprès d’autres sources, avec le consentement de la personne concernée. | haut


Cinquième principe – Limitation de l’utilisation, de la communication et de la conservation des renseignements personnels

Les renseignements personnels ne sont pas utilisés ou communiqués à des fins autres que celles auxquelles ils ont été recueillis à moins que la personne concernée n’y consente ou que la loi ne l’exige. Les renseignements personnels sont conservés aussi longtemps que nécessaire pour la réalisation des fins déterminées ou que requis par la loi. | haut


Sixième principe – Exactitude des renseignements personnels

Le CBDCa fera tous les efforts nécessaires pour s’assurer que les renseignements personnels qu’il détient sont aussi exacts, complets et à jour que l’exigent les fins auxquelles ils sont destinés.

6.1 Le CBDCa fera des efforts raisonnables pour obtenir des personnes concernées les renseignements lui permettant de mettre à jour, s’il y a lieu, les renseignements dont elle dispose dans les buts pour lesquels ils ont été recueillis. Si le CBDCa est informé que les renseignements qu’il détient au sujet d’une personne ne sont pas exacts, il les mettra à jour dans les plus brefs délais.
6.2 Les renseignements personnels ne seront pas mis à jour sans le consentement de la personne concernée. | haut 


Septième principe – Mesures de sécurité

Le CBDCa protégera les renseignements personnels au moyen de mesures de sécurité correspondant à leur degré de sensibilité.

7.1 Le CBDCa prendra des mesures de sécurité pour protéger les renseignements personnels contre la perte ou le vol, ainsi que contre la consultation, la communication, la copie, l’utilisation, la modification ou la destruction non autorisée, quelle que soit la forme sous laquelle ils sont conservés.
7.2 La nature des mesures de sécurité utilisées par le CBDCa variera en fonction du degré de sensibilité des renseignements personnels recueillis.
7.3 Le CBDCa fera des efforts raisonnables pour s’assurer que les tierces parties utilisent des mesures de sécurité comparables aux siennes pour protéger les renseignements personnels qui leur ont été communiqués à des fins de traitement ou à d’autres fins administratives. 
7.4 Le CBDCa s’assurera que tous les employés sont sensibilisés à l’importance de protéger le caractère confidentiel des renseignements personnels et qu’ils recevront une formation sur la façon de ce faire. Les employés du CBDCa sont tenus de se conformer à la présente politique. | Haut 


Huitième principe – Transparence concernant les politiques et les pratiques

Le CBDCa fera en sorte que des renseignements précis sur ses politiques et ses pratiques concernant la gestion des renseignements personnels soient facilement accessibles à toute personne.

8.1 Le CBDCa rendra ces renseignements spécifiques facilement disponibles aux personnes, sous une forme généralement compréhensible. 
8.2 Le CBDCa rendra l’information concernant sa politique et ses pratiques accessibles de diverses façons. | Haut


Neuvième principe – Accès aux renseignements personnels
 

À la réception d’une demande écrite, le CBDCa, dans un délai raisonnable, informera une personne de l’existence de renseignements personnels qui la concernent, de l’usage qui en est fait et du fait qu’ils ont été communiqués à des tiers et lui permettra de les consulter. Dans certains cas, si la loi le permet ou l’exige, certains renseignements ne seront pas communiqués à la personne.

9.1 Sous réserve des lois applicables, à la réception d’une demande écrite d’une personne, le CBDCa informera ou non cette personne qu’elle possède des renseignements personnels la concernant et fera des efforts raisonnables pour indiquer la source des renseignements et présenter un sommaire de l’utilisation qui sera faite de ces renseignements personnels.
9.2 Le CBDCa peut exiger que la personne lui fournisse suffisamment de renseignements pour qu’il lui soit possible de la renseigner sur l’existence, l’utilisation et la communication de renseignements personnels. L’information ainsi fournie doit servir à cette seule fin.
9.3 Le CBDCa peut exiger des droits minimes pour couvrir les frais encourus pour fournir l’information demandée. Le CBDCa avisera la personne du coût approximatif de la communication de l’information afin de lui offrir la possibilité de retirer sa demande.
9.4 À la réception d’une demande écrite, le CBDCa donnera à une personne une liste des tierces parties à qui il peut avoir communiqué les renseignements personnels de la personne concernée et indiquera le but pour lequel ces renseignements personnels ont été communiqués.
9.5 Lorsqu’une personne démontre que des renseignements personnels que possède le CBDCa sont inexacts ou incomplets, le CBDCa apportera les modifications nécessaires.
9.6 Le CBDCa peut refuser de donner à une personne l’accès à ses renseignements personnels conformément aux lois applicables | Haut


Dixième principe – Possibilité de porter plainte à l’égard du non-respect des principes
 

Toute personne peut se plaindre du non-respect par le CBDCa des principes énoncés ci-dessus en communiquant avec la personne désignée qui est responsable de les faire respecter au sein du CBDCa.

10.1 Le CBDCa a mis en place des procédures pour recevoir les plaintes ou les demandes de renseignements concernant ses politiques et pratiques de gestion des renseignements personnels.
10.2 Les questions et les plaintes concernant la conformité du CBDCa à la présente politique peuvent être transmises par écrit :

À l’attention de l’agent de la protection des renseignements personnels
Conseil du bâtiment durable du Canada
47, rue Clarence, bureau 202
Ottawa (Ontario) K1N 9K1

Téléc. : 1-613-241-4782
Courriel : info@cagbc.org

10.3 Une personne qui est d’avis que le CBDCa ne se conforme pas aux exigences de la LPRPDE peut déposer une plainte au Commissaire de la vie privée du Canada et la soumettre par écrit à l’adresse suivante :

Commissaire à la protection de la vie privée du Canada
112, rue Kent
Place de Ville, Tour B, 3e étage
Ottawa (Ontario)
K1A 1H3

Tél. : 1-613-995-8210
Numéro sans frais : 1-800-282-1376

Téléc. : 1-613-947-6850
Courriel : info@privcom.gc.ca